仕事に優先順位をつけよ

優先順位に並びかえて進めるだけで、能率は格段に上がる

(1)仕事に役立つ「パレートの法則」を理解する

これはイタリアの社会学者パレートが指摘した興味深い現象で、彼の名をとって「パレートの法則」と呼ばれています。

その法則とは「ある集合において、点数・件数・個数・項目などで、ごく少数のものが極めて大きいウエートを占める」というものだ。

例をあげて説明します。

日本では中小企業の会社数が99%を占めていますが、1%に満たない程度の数の大企業が、全売上高の7~8割を占めています。

また、プロゴルフの各種大会の賞金総額の7~8割は、プロゴルファーの上位1~2割の人たちが獲得しています。

もちろん、仕事の優先順位にもパレートの法則が適用できます。


(2)優先順位の4法則

1)重要度順位

わかりやすく言うと、金額、台数、個数、人数、容量、その他、取り扱い数字の大きいものから順位をつけることです。


2)緊急度順位

もっぱら仕事の緊急度に着目して、納期、工期、締め、その他「いつまでにやれなければならないか」という点から、順位を考えます。


3)重要度・緊急度順位

重要度、緊急度の両方を考慮して順位を決める方法で、まずはこの方法を推奨します。

この方法の場合、まず仕事にとりかかえる順序は、重要かつ緊急⇒それほど重要ではないが緊急⇒それほど急がないけれど重要⇒それほど重要でもないし、緊急でもないもの。

緊急が重要より優先順位が高いのは、そちらのほうが急ぐのだから、当然。

しかし、決めてはその先にあります。

仕事への力の入れ方という点からみれば、その優先順位とウエートは、ほぼ緊急かつ重要50⇒重要30⇒緊急15⇒そうでもない5、のようになります。(数字は%を示す。)



4)好き嫌い順位

この場合、正反対の2つのやり方があります。その1は、先憂後楽式に、嫌な仕事を真っ先にやること。

その2は、先に楽しい仕事をやり、気分をよくし、ハズミをつけて嫌な仕事にぶつかること。



以上4つの方法を使い分ければスムーズな段取りができ、仕事は必ずうまく運びます。




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